Oddział Zarządzania Dokumentacją Dolnośląski Urząd Wojewódzki

Kierownik Oddziału:
Monika Cejmer
tel.: 71 340 63 03

Zastępca Kierownika Oddziału:
Gabriela Modrzejewska
tel.: 71 340 62 02

Zadania Oddziału:

1. Sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w szczególności w zakresie:
   • doboru symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt do załatwienia spraw,
   • stosowania postanowień instrukcji kancelaryjnej i zarządzeń wewnętrznych w tym zakresie.
2. Prowadzenie kancelarii, w tym:
   • rejestrowanie, wykonywanie odwzorowań cyfrowych i przekazywanie przesyłek wpływających w postaci nieelektronicznej komórkom organizacyjnym Urzędu,
   • przekazywanie przesyłek wpływających w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego komórkom organizacyjnym Urzędu (ePUAP),
   • przyjmowanie i przekazywanie przesyłek wychodzących operatorowi pocztowemu.
3. Miesięczne rozliczanie kosztów usług pocztowych.
4. Monitorowanie realizacji umów na usługi pocztowe.
5. Prowadzenie spraw związanych z postępowaniem reklamacyjnym za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej.
6. Obsługa infolinii "Obywatel".
7. Prowadzenie Punktu Obsługi Klienta, w tym:
   • udzielanie informacji klientom zewnętrznym Urzędu,
   • przyjmowanie przesyłek,
   • potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP,
   • udostępnianie wydruków aktów normatywnych i innych aktów prawnych.
8. Prowadzenie składów chronologicznych, w tym:
   • przesyłek wpływających, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe,
   • przesyłek wpływających, dla których nie zostało wykonane pełne odwzorowanie cyfrowe,
   • dokumentów stanowiących elementy akt spraw prowadzonych elektronicznie.
9. Prowadzenie składów informatycznych nośników danych, w tym:
   • w pełni włączonych do systemu EZD,
   • niewłączonych do systemu EZD.
10. Prowadzenie archiwum zakładowego, w tym:
    •  przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji powstającej i napływającej w toku działalności Urzędu,
    • przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji państwowych jednostek organizacyjnych, dla których organem założycielskim był Wojewoda Dolnośląski, Wojewoda Wrocławski, Wojewoda Jeleniogórski, Wojewoda Legnicki i Wojewoda Wałbrzyski,
    • udostępnianie dokumentacji powstałej i zgromadzonej w toku działalności Urzędu i byłych Urzędów Wojewódzkich we Wrocławiu, Jeleniej Górze, Legnicy i Wałbrzychu pracownikom komórek organizacyjnych Urzędu,
    • udostępnianie i poświadczanie klientom zewnętrznym dokumentów wytworzonych i zgromadzonej w toku działalności komórek organizacyjnych Urzędu i Urzędów Wojewódzkich we Wrocławiu, Jeleniej Górze, Legnicy i Wałbrzychu, których zadania ustały z mocy prawa lub wewnętrznych regulacji,
    • udostępnianie i poświadczanie klientom zewnętrznym dokumentów wytworzonych i zgromadzonych w toku działalności państwowych jednostek organizacyjnych, dla których organem założycielskim był Wojewoda Dolnośląski, Wojewoda Wrocławski, Wojewoda Jeleniogórski, Wojewoda Legnicki i Wojewoda Wałbrzyski,
    • wycofywanie dokumentacji w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej Urzędu,
    • porządkowanie dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym do archiwum zakładowego,
    • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
    • porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej przekwalifikowanej na kategorię A,
    • przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego rzeczowo Archiwum Państwowego,
    • sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego.
11. Wydawanie byłym pracownikom Urzędu i Urzędów Wojewódzkich we Wrocławiu, Jeleniej Górze, Legnicy i Wałbrzychu:
    • duplikatów świadectw pracy,
    • zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu RP-7.
12. Potwierdzanie pracownikom państwowych jednostek organizacyjnych, dla których organem założycielskim był Wojewoda Dolnośląski, Wojewoda Wrocławski, Wojewoda Jeleniogórski, Wojewoda Legnicki i Wojewoda Wałbrzyski m.in.:
    • okresu zatrudnienia,
    • wysokości osiągniętego wynagrodzenia,
    • okresu przebywania na urlopach bezpłatnych i wychowawczych,
    • okresu niezdolności do pracy po 14.11.1991 r.
13. Wydawanie zaświadczeń o ilości przysługujących świadectw rekompensacyjnych pracownikom państwowych jednostek sfery budżetowej za niepodwyższanie wynagrodzeń w latach 1991-1992.
14. Prowadzenie ewidencji księgozbioru Urzędu, w tym zakup książek niezbędnych do realizacji zadań przez komórki organizacyjne Urzędu.

Informacje o zasobie archiwum można uzyskać na stronie - Archiwum zakładowe