Instytucje, które zainicjowały wystąpienie do Wojewody Dolnośląskiego o nadanie odznaczeń państwowych, po przyznaniu tych odznaczeń i odebraniu ich z Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu powinny w ciągu sześciu miesięcy od daty wydania przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej postanowienia o ich nadaniu zorganizować uroczystość (spotkanie), podczas której niniejsze odznaczenia zostaną wręczone wyróżnionym osobom (§ 8 ust. 2 ww. Rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów [Dz.U. Nr 277, poz. 2743 z późn. zm.]).

Aktu wręczenia odznaczeń państwowych w imieniu Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej mogą dokonać jedynie określone ustawowo osoby: Prezes Rady Ministrów, ministrowie, kierownicy urzędów centralnych, wojewodowie oraz zastępcy tych osób (art. 2 ust. 3, art. 33 ust. 2 ww. ustawy).